Gestão Eletrônica de Documentos
Repositório documental com ciclo de vida automatizado, classificação por sensibilidade e busca moderna.
O desafio: Repositório documental sem governança clara: buscas ineficientes, documentos vencidos em circulação e aprovações sem rastreabilidade.
A solução foi implantada em 4 frentes, começando por Ciclo de vida automatizado.
O impacto medido — -90%: no tempo de busca de documentos (de 30 min para 3 min).
Energia • 6 meses
O Desafio
Repositório documental sem governança clara: buscas ineficientes, documentos vencidos em circulação e aprovações sem rastreabilidade.
Milhares de documentos técnicos sem classificação, desempenho degradado pelo limite de 5K do SharePoint e riscos de compliance.
Nossa Solução
check_circleCiclo de vida automatizado
Power Automate gerencia revisão, aprovação e alertas de vencimento 30 dias antes com escalonamento ao supervisor.
check_circleGestor documental com filtros
Visão com filtros por status, tipo, área e validade; indicadores visuais de vigente, a vencer e vencido.
check_circleSegurança por classificação
Microsoft Purview com rótulos Público/Interno/Confidencial/Restrito e permissões automáticas por classificação.
check_circleBusca moderna
Microsoft Search com sinônimos do setor, refinadores e pré-visualização de resultados com metadados visíveis.
Resultados-Chave
-90%
timerno tempo de busca de documentos (de 30 min para 3 min).
-100%
verifiedde documentos vencidos em circulação (de ~200 para 0).
100%
securityde rastreabilidade nas aprovações (antes 0%).
↑ Compliance
assignment_turned_inAuditorias simplificadas com relatórios em um clique.