Controle Documental que
Supera Qualquer Auditoria
Projetamos sistemas de gestão documental (GED) no SharePoint Online que centralizam, governam e fornecem rastreabilidade completa a cada documento da sua empresa.
Os auditores fazem perguntas que você não consegue responder hoje
As organizações que gerenciam documentos manualmente ou em pastas compartilhadas falham sistematicamente em auditorias de qualidade e conformidade regulatória.
Rastreabilidade impossível
Quem aprovou este documento? Quando foi alterado? Sem um GED, essas perguntas de auditores não têm resposta verificável.
Versões descontroladas
Múltiplas cópias de documentos em pastas diferentes geram erros operacionais e riscos legais por usar a versão incorreta.
Documentos vencidos em uso
Procedimentos e instruções desatualizados continuam circulando porque não existe um sistema de validades e alertas automáticos.
Busca ineficiente
Encontrar o contrato correto ou o procedimento vigente leva minutos ou horas. Cada busca é tempo e dinheiro perdidos.
GED estruturado para resistir a qualquer auditoria
Projetamos o modelo documental do zero, alinhado às suas normas e adaptado à estrutura real da sua organização.
Diagnóstico Documental
Levantamos os tipos documentais, processos de aprovação, sistemas de classificação e requisitos normativos vigentes da sua organização.
Design do Modelo
Criamos a taxonomia corporativa, tipos de conteúdo, metadados necessários, políticas de retenção e estrutura de bibliotecas no SharePoint.
Construção e Fluxos
Configuramos o GED no SharePoint e construímos os fluxos de aprovação, notificações automáticas e controles de validade documental.
Treinamento e Go Live
Treinamos gestores documentais e usuários finais. Acompanhamos o go-live e fornecemos suporte pós-implementação.
Entregáveis incluídos no projeto
Modelo documental e taxonomia
Arquitetura de tipos documentais, categorias, metadados e política de nomenclatura adaptada ao seu setor e normativa.
Tipos de conteúdo e metadados
Configuração técnica de tipos de conteúdo SharePoint com colunas de metadados, valores permitidos e campos obrigatórios.
Fluxos de aprovação automatizados
Workflows Power Automate para solicitação, revisão, aprovação e publicação de documentos com registro de auditoria.
Controle de versões e validades
Controle de versões maior/menor, estados de publicação, alertas de vencimento e arquivo automático de versões obsoletas.
Permissões por área e classificação
Modelo de segurança com acesso granular por departamento, nível de confidencialidade e função do usuário.
Manual de administração e treinamento
Documentação técnica do GED e workshops de capacitação para gestores documentais, administradores e usuários finais.
O que sempre nos perguntam
Sua próxima auditoria ISO pode ser sem estresse
Conte-nos sua situação atual. Mostraremos concretamente como um GED no SharePoint resolve seus desafios de conformidade documental.