Gestión Electrónica de Documentos
Repositorio documental con ciclo de vida automatizado, clasificación por sensibilidad y búsqueda moderna.
El reto: Repositorio documental sin gobierno claro: búsquedas ineficientes, documentos vencidos circulando y aprobaciones sin trazabilidad.
La solución se desplegó en 4 frentes, empezando por Ciclo de vida automatizado.
El impacto medido — -90%: en tiempo de búsqueda de documentos (de 30 min a 3 min).
Energía • 6 meses
El Desafío
Repositorio documental sin gobierno claro: búsquedas ineficientes, documentos vencidos circulando y aprobaciones sin trazabilidad.
Miles de documentos técnicos sin clasificación, rendimiento afectado por el umbral de 5K de SharePoint y riesgos de compliance.
Nuestra Solución
check_circleCiclo de vida automatizado
Power Automate gestiona revisión, aprobación y alertas de vencimiento 30 días antes con escalamiento a supervisor.
check_circleGestor documental con filtros
Vista con filtros facetados por estado, tipo, área y validez; indicadores visuales de vigente, por vencer y vencido.
check_circleSeguridad por clasificación
Microsoft Purview con etiquetas Público/Interno/Confidencial/Restringido y permisos automáticos según clasificación.
check_circleBúsqueda moderna
Microsoft Search con sinónimos del sector, refinadores y preview de resultados con metadata visible.
Resultados Clave
-90%
timeren tiempo de búsqueda de documentos (de 30 min a 3 min).
-100%
verifiedde documentos vencidos circulando (de ~200 a 0).
100%
securityde trazabilidad en aprobaciones (antes 0%).
↑ Cumplimiento
assignment_turned_inAuditorías simplificadas con reportes de compliance en un clic.