Control Documental que
Supera Cualquier Auditoría
Diseñamos sistemas de gestión documental (GED) sobre SharePoint Online que centralizan, gobiernan y dan trazabilidad completa a cada documento de su empresa.
Los auditores preguntan cosas que hoy no puede responder
Las organizaciones que gestionan documentos de forma manual o en carpetas compartidas fallan sistemáticamente en auditorías de calidad y cumplimiento normativo.
Trazabilidad imposible
¿Quién aprobó este documento? ¿Cuándo cambió? Sin un GED, estas preguntas de auditores no tienen respuesta verificable.
Versiones descontroladas
Múltiples copias de documentos en carpetas distintas generan errores operativos y riesgos legales por usar la versión incorrecta.
Documentos vencidos en uso
Procedimientos e instructivos desactualizados siguen circulando porque no existe un sistema de vigencias y alertas automáticas.
Búsqueda ineficiente
Encontrar el contrato correcto o el procedimiento vigente toma minutos u horas. Cada búsqueda es tiempo y dinero perdidos.
GED estructurado para resistir cualquier auditoría
Diseñamos el modelo documental desde cero, alineado a sus normas y adaptado a la estructura real de su organización.
Diagnóstico Documental
Relevamos los tipos documentales, procesos de aprobación, sistemas de clasificación y requisitos normativos vigentes de su organización.
Diseño del Modelo
Creamos la taxonomía corporativa, tipos de contenido, metadatos requeridos, políticas de retención y estructura de bibliotecas en SharePoint.
Construcción y Flujos
Configuramos el GED en SharePoint y construimos los flujos de aprobación, notificaciones automáticas y controles de vigencia documental.
Capacitación y Go Live
Entrenamos a gestores documentales y usuarios finales. Acompañamos el go-live y proporcionamos soporte post-implementación.
Entregables incluidos en el proyecto
Modelo documental y taxonomía
Arquitectura de tipos documentales, categorías, metadatos y política de nombrado adaptada a su industria y normativa.
Tipos de contenido y metadatos
Configuración técnica de tipos de contenido SharePoint con columnas de metadatos, valores permitidos y campos obligatorios.
Flujos de aprobación automatizados
Workflows Power Automate para solicitud, revisión, aprobación y publicación de documentos con registro de auditoría.
Control de versiones y vigencias
Control de versiones mayor/menor, estados de publicación, alertas de vencimiento y archivo automático de versiones obsoletas.
Permisos por área y clasificación
Modelo de seguridad con acceso granular según departamento, nivel de confidencialidad y función del usuario.
Manual de administración y capacitación
Documentación técnica del GED y talleres de capacitación para gestores documentales, administradores y usuarios finales.
Lo que siempre nos preguntan
Su próxima auditoría ISO puede ser sin estrés
Cuéntenos su situación actual. Le mostramos en concreto cómo un GED sobre SharePoint resuelve sus retos de cumplimiento documental.