En julio contamos acá una ironía muy común: empresas que pagan Microsoft 365 todos los meses y abren Google Forms cada vez que necesitan una encuesta. Desde entonces, Forms dio otro paso que hace esa costumbre todavía más difícil de justificar.
Copilot en Forms dejó de ser una barrita para pedir sugerencias. Ahora es un panel de chat, el mismo que ya aparece en Word, Excel y PowerPoint, pero conectado al formulario que tienes abierto. Le hablas como a un colega que está mirando la misma pantalla: "faltan preguntas sobre el horario", "pon todas como obligatorias", "¿qué fue lo que menos gustó?".
Parece un cambio de interfaz. En la práctica, cambia quién hace el trabajo pesado de una encuesta.
Qué cambió exactamente
Hasta hace unos meses, Copilot en Forms tenía dos piezas sueltas: una barra para refinar el formulario mientras lo editabas y un resumen automático en la página de resultados. Útiles, pero cada una vivía en su rincón.
Entre mayo y junio de 2026, Microsoft reemplazó las dos por un único botón de Copilot en la esquina inferior derecha. Al abrirlo aparece el panel de chat, que ya sabe en qué formulario estás y tiene acceso a funciones propias de Forms para editar, enviar y analizar.
Detrás del chat trabaja un agente especializado en encuestas (Microsoft lo llamó primero Surveys Agent y ahora Forms Agent). Antes había que instalarlo por separado desde la tienda de agentes. Ahora viene preinstalado para quien tiene licencia.
Lo que no cambia: el botón para crear un borrador con Copilot y las funciones dentro del propio formulario, como reescribir una pregunta, agregar preguntas o generar explicaciones de respuestas en los quizzes, siguen donde estaban.
De la idea al informe, conversando
La mejor forma de entenderlo es recorrer una encuesta real. Imagina que el equipo de personas quiere saber cómo salió el encuentro anual de la empresa.
1. Crear. Le describes lo que necesitas: "Encuesta de satisfacción del encuentro anual, para 300 colaboradores, máximo 10 preguntas, que incluya logística, contenido y una pregunta abierta". Copilot arma el primer borrador.
2. Revisar. Aquí está la novedad grande. Puedes pedirle que revise la estructura y señale qué falta o qué está confuso. Y puedes hacer cambios en bloque, que antes eran clic por clic: volver obligatorias todas las preguntas, reemplazar los textos genéricos que quedaron del borrador, reordenar secciones.
3. Configurar. El chat también toca la configuración: el mensaje de agradecimiento, la fecha de cierre y hasta una ramificación básica ("si responde que no asistió, que salte al final"). Para lógicas más complejas, Microsoft recomienda revisar a mano.
4. Enviar y seguir. Copilot redacta la invitación y, si le dices cuál es tu meta y tu plazo ("necesito 200 respuestas antes del viernes"), sigue el avance. Con los recordatorios inteligentes activados, te avisa por correo cuándo conviene insistir y sugiere mensajes para quienes todavía no respondieron.
5. Analizar. Con las respuestas en la mano, el mismo chat resume los hallazgos principales y propone acciones. Y como es una conversación, puedes seguir preguntando: "¿qué dijeron los que pusieron nota baja?", "compara las respuestas de las distintas sedes". Si necesitas más profundidad, los datos siguen abriéndose en Excel, donde Copilot también trabaja.
Antes Copilot te ayudaba a escribir el formulario. Ahora te acompaña hasta que tienes algo que decir con los resultados.
Antes y ahora
| Tarea | Antes | Ahora |
|---|---|---|
| Crear el borrador | Copilot genera las preguntas | Igual, sin cambios |
| Ajustar el formulario | Barra de sugerencias, cambios uno a uno | Chat con cambios en bloque y revisión de estructura |
| Configuración | Manual, en el menú | Se puede pedir en el chat |
| Ramificación | Manual | Básica por chat, compleja a mano |
| Seguimiento de respuestas | Manual o recordatorios aparte | Meta, plazo y recordatorios inteligentes |
| Análisis | Resumen automático fijo | Resumen más preguntas de seguimiento |
La letra chica
- Solo con licencia comercial de Copilot. La experiencia nueva es para quien tiene Microsoft 365 Copilot en la empresa. Quien usa Copilot en un plan personal o familiar sigue, por ahora, con la versión anterior basada en créditos de IA. Y sin licencia de Copilot, Forms funciona igual que siempre, sin IA.
- Llega por etapas. El despliegue mundial se hizo entre mayo y fines de junio, y las nubes de gobierno de Estados Unidos lo reciben en septiembre. Si alguien con licencia no ve el botón, vale la pena revisar la asignación antes de abrir un ticket.
- Nada nuevo que configurar, pero sí que avisar. Se aplican las mismas políticas de Copilot que ya tiene el tenant. Microsoft recomienda informar al equipo de soporte, porque las preguntas van a llegar.
- La ramificación compleja sigue siendo trabajo humano. El chat resuelve saltos simples. Un formulario con muchas rutas posibles hay que probarlo respondiendo como usuario.
- El análisis es tan bueno como las preguntas. Copilot resume lo que la gente respondió, no lo que quisiste preguntar. Una encuesta mal diseñada produce un resumen ordenado de datos confusos. Y antes de presentar una conclusión al comité, conviene mirar los números de origen.
Para quién vale la pena
Para las áreas que hacen encuestas todo el tiempo, el ahorro es inmediato: personas y clima organizacional, comunicación interna, capacitación con quizzes, calidad y atención al cliente interno. Son equipos que pierden horas persiguiendo respuestas y armando resúmenes para la jefatura.
Si tu empresa ya paga Microsoft 365 Copilot, todo esto está incluido. No es un producto nuevo ni una compra adicional. Es una razón más para medir qué tanto se está usando la licencia que ya existe.
El punto
Forms siempre fue la herramienta discreta del paquete: hace su trabajo y nadie habla de ella. Con el chat de Copilot, pasa a cubrir el ciclo completo de una encuesta, desde la primera pregunta hasta la conclusión, sin salir de la misma ventana.
La tecnología ya está. Lo que falta, en muchas empresas, es que alguien la muestre a los equipos que más la necesitan.
¿Tu organización tiene Copilot y sigue armando y analizando encuestas a mano? Conversemos en macareno.net.
Fuentes
- Evolving the Copilot experience in Microsoft Forms, Microsoft Tech Community
- Welcome to Copilot in Forms, Microsoft Support
- Smart Reminders in Copilot in Forms, Microsoft Support
- Introducing Surveys Agent and Copilot Chat in Microsoft Forms (MC1229954), Microsoft Message Center
- Copilot in Forms, US Government clouds (RM561485), Microsoft 365 Roadmap